开滦集团物资分公司彭革煤矿生产的特点是井下作业,其产品虽然单一,但生产过程却是一个复杂的多工序、多环节的综合体。 包括了地质勘探、测量、开拓、掘进、运输提升、排水、通风、供电、爆破、支护、采煤、选矿等诸多方面和环节。
生产及设备投入受地质条件影响极大;面临瓦斯(煤尘)爆炸、透水、火灾、冒顶等重大安全隐患的威胁;使用物资品种繁杂且消耗不规律。 煤矿生产的上述特点决定了煤矿物资采购工作的地位十分重要,确保煤矿安全生产、及时供应和降低采购成本成为煤炭企业物资采购工作的中心任务。 现结合开滦物资采购管理的实践谈一些自己对物资集中采购管理的认识。 一、建立以“集中采购”为核心的“四集中”管理制度开滦集团2002年实施专业化重组,各专业化公司的物资采购供应统一由物资公司负责,建立了“四集中、四分离”的物资采购管理体制。 “四集中”即推行集中采购、集中储备、集中结算、集中配送的管理体制;“四分离”是将计划、采购、验收、结算等业务分段管理,实现物资采购各环节的相互制约机制。 在机构设置上按业务功能组建部门,成立了计划部、采购部、结算部、仓储配送中心,重新设计业务流程,并通过物资管理信息系统的有利配合对流程和业务分工进行严格界定,做到了采购管理各环节权责清晰、链接稳定、相互监督、公开透明。
专业化公司组建以来实施“物归一口”管理,全集团公司的物资采购都统一由物资公司负责,充分发挥了集团集中采购的规模优势,增大采购批量,减少了中间环节,主要物资都从生产厂家采购,极大地降低了物资采购成本。 (二)集中储备优化了库存结构,减少了储备资金占用。 改过去企业内部的多头储备为集中储备,以总量控制为目标,以调整结构,增加有效储备为核心。
储备管理的重点是储备结构的调整,结构调整的重点是库存无动态物资的减少,有效储备品种增加,通过严格控制库存动态,制定科学的实物储备定额,优化储备结构,提高储备效率,加快储备资金周转次数。 物资配送是企业物流的重要环节,快捷高效是物资配送的主要目的,整合企业运输配送资源,减少重复劳动,成立配送中心,负责企业内部各部门所需物资的配送。 集中配送,有效地利用了企业内部资源,减化了程序,节约了大量人力、物力,提高了配送效率和效益。
物资采购权集中到物资公司,公司内部将计划、采购、验收、付款各环节的业务分段管理,供应商实行内部物资市场动态准入机制,优胜劣汰。 使计划权、采购权、验收权和结算权完全分离。
“四分离”把计划、采购、验收、结算权利分配到四个部门,四部门相互协调,相互制约的新体有利于科学采购,实现阳光操作。 二、实施多种物资采购方式(一)战略伙伴采购。
煤炭行业现阶段的物资供应体制决定我们应转变原有的观念和采购模式,将供应与需求关系从简单的买卖关系向双方建立战略协作伙伴关系转变。
在传统的采购方式中,采购单位与供应商之间是一种简单的买卖关系,因此无法解决一些涉及全局性、战略性的物资供应问题,而基于战略伙伴关系的采购方式为解决这些问题创造了条件。 共享库存资源、降低采购风险、降低采购成本以及准时化采购是战略伙伴采购方式给我们在采购中带来的益处。 招标采购是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标,从中择优选择中标者的采购方式。 其优点在于能在大范围内的筛选合格的投标供应商,竞争性更强,同时也可避免商业贿赂行为。 集团公司大宗物资采用招标采购方式,可以大大节约采购成本,规范采购行为,提升采购的透明度。
竞争性谈判采购是指采购部门直接邀请三家以上的供应商采购事宜进行谈判的采购方式。
单一来源采购的适用范围包括只能从供应商处采购的;发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且采购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。 此种采购方式能满足物资供应的及时性,但对于采购成本的控制和采购价格的确定存在不利因素。 启动此种采购方式时大多情况紧急,企业采购的物资又比较稀缺,生产厂家单一,采购价格的浮动和谈判空间不大。 定向采购是物资采购部门依据供应商评价体系评定合格供方,形成合格供方名单,确定各类物资的定点采购供应单位,建立企业的资源市场准入制度,限度压缩中间供应环节,加大生产厂家直供比重,并对定点供应商实行动态管理,做到优胜劣汰。 三、选择供应商、稳定供货渠道选择供应商是物资采购的起点,对供应商的选择必须规范、控制和有效管理,以便拓宽市场空间,稳定供货渠道。 开滦物资分公司与开滦集团公司确定的一千多家供货厂商目录中的九百多家供货厂商有采购物资业务,对一百多家客户有销售业务。
建立了稳定供货渠道,保证集团公司生产所需物资需求。 同时,制定了以下考核指标体系(1)质量水平。
ISO质量认证情况或质量保证体系;物资的优良品率;出现质量问题的次数及后果;对质量问题的处理。 交货的及时性或缺货次数;扩大供货的弹性;样品的及时性;增、减订货的适应能力;零星订货的保证程度。
折扣程度;在同行业中的价格水平;消化涨价的能力;成本下降空间。